نظام ضبط وترتيب الوثائق¶
أفضل طريقة لإدارة المستندات هي التبديل إلى طريقة عرض المستندات. يمكن إدارة المستندات الموجودة هناك ويمكن إنشاء مستندات جديدة.
إعدادات¶
المخازن¶
انتقل إلى :menuselection:`المستندات --> التكوين --> المخازن'.
قم بإنشاء مخزن مستندات جديد. يمكنك الاختيار بين خيارين في نوع الحفظ:
قاعدة البيانات: تخزين الملفات في قاعدة البيانات كحقل.
المرفقات: تخزين الملفات كمرفقات.
مجموعات الوصول¶
قم بعد ذلك بإنشاء مجموعة وصول إدارية.
انتقل إلى:menuselection:التكوين -> الوصول إلى المجموعات.
قم بإنشاء مجموعة جديدة، وقم بتسميتها بشكل مناسب، وقم بتشغيل جميع الأذونات الثلاثة (إنشاء وكتابة وإلغاء الارتباط - القراءة ضمنية وممكّنة دائمًا).
أضف أي مستخدمين إداريين آخرين من المستوى الأعلى إلى المجموعة إذا لزم الأمر (يجب أن يكون المستخدم الخاص بك موجودًا بالفعل).
يمكنك إنشاء مجموعات أخرى هنا لاحقًا للتحكم الدقيق في الوصول.
Tags¶
Go to .
All listed tags are available for all directories and files.
Create a new Tags with Name and Category appropriately.
Categories¶
Go to
All listed category.
Click on New button to create a new category.
الدلائل¶
انتقل إلى:menuselection:المستندات -> الدلائل.
قم بإنشاء دليل جديد، ووضع علامة عليه كجذر وحدد الإعداد الذي تم إنشاؤه مسبقًا.
حدد علامة التبويب "المجموعات" وأضف مجموعتك الإدارية التي تم إنشاؤها أعلاه.
في الدليل، يمكنك أيضًا إضافة مجموعات وصول أخرى (تم إنشاؤها أعلاه) والتي ستكون قادرة على:
يقرأ
يخلق
يكتب
يمسح
Files¶
Go to
Create a New File and Attach with it's Proper content Document and Upload.
Information About particular Document.
الهجرة¶
إذا كنت بحاجة إلى تعديل نوع حفظ التخزين، فقد ترغب في ترحيل بيانات الملف. ومن أجل تحقيق ذلك تحتاج إلى:
انتقل إلى:menuselection:Documents -> Configuration -> Storage، وحدد مساحة التخزين التي تريد تعديلها.
تعديل نوع الحفظ.
اضغط على الزر ترحيل الملفات إذا كنت تريد ترحيل جميع الملفات مرة واحدة.
اضغط على الزر ترحيل الملفات يدويًا لتحديد الملفات واحدًا تلو الآخر.
يمكنك التحقق من جميع الملفات التي لا تزال بحاجة إلى الترحيل من كافة المخازن وترحيلها يدويًا من المستندات -> التكوين -> الترحيل.
وظائف البوابة¶
يمكنك إضافة أي مستخدم للبوابة الإلكترونية إلى مجموعات الوصول إلى DMS، ثم السماح لهذه المجموعة في الدلائل، حتى يتمكنوا من رؤية هذه الدلائل وملفاتها في البوابة الإلكترونية. والاحتمال الآخر هو النقر على زر "مشاركة" داخل دليل أو ملف للحصول على رابط مميز للوصول الفردي إلى ذلك المورد، بغض النظر عما إذا تم تسجيله أم لا.