Gestion des frais

Configurer les frais

Configuration of fees helps you to provide the start up data of fees according to the courses of an institute.You can also configure fees elements of the particular Fees Terms. To configure the fees, follow the below steps :-

Go to SIS ‣ Configuration ‣ Fees Term.

Click on New to create a new fees term.

• Select any Fees Term Type and click on save button.

Formulaire de détails des frais

1. Name :- Set name of the new fees term.

2. Code :- give unique code.

3. Actif : - Définissez vrai ou faux si la durée des frais est actuellement active ou non.

4. Discount (%) :- Set discount percentage for particular fees term.

5. Term Type :- Indicates the selected term type (e.g., Fixed Fees of Days, Duration Based Fees, etc.).

6. Description :- Set description or terms and condition of new fees term.

7. Terms :- Set due days, value (%) of fees for next due date, and fees elements.

8. Éléments de frais : - Vous pouvez diviser les conditions de frais en définissant les éléments des frais.

Pour configurer les éléments de frais des conditions de frais, suivez les étapes ci-dessous : -

Go to SIS ‣ Configuration ‣ Fees Term ‣ Edit ‣ Fees Elements.

Click on Fees Elements, Wizard will open to create fees elements. You can also define Fees Reminder Lines within the same popup to configure when and how payment reminders should be sent out.

If you have selected Fixed Fees Of Dates by Term Type then select Due Date.

Cliquez sur «Éléments de frais» et vous pourrez créer des éléments de frais selon vos besoins.

Vous pouvez également créer les autres éléments de frais.

Here the configured terms and fees elements are visible in the Fees Term.

If you have selected Duration Based Fees by Term Type then select Duration like days, week, month, years etc..

1. Type de terme : - Sélectionnez le type de terme Frais basés sur la durée dans le menu déroulant.

2. Bill Every :- Select option in bill every field when you want to create a invoice from Bill Every Day, Every Week, Every Month or Every Year.

3. Cycles de facturation : - Définissez le nombre d’expirations après le nombre de facturation.

Go to Students ‣ General ‣ Student Course Detail and select the particular student.

Ici, vous pouvez voir les cycles de facturation, la facture générée, la date de la prochaine facture et la date de la facture précédente.

1. Date de début des frais : - Sélectionnez les données de début des frais. Dans le cas contraire, cette valeur par défaut sera la date actuelle.

2. Cycles de facture : - Il affichera le total des cycles de facturation.

3. Factures générées : - Il affichera le nombre total de factures générées.

4. Date de la prochaine facture : - Il affichera la date de la prochaine facture.

5. Date de facture précédente : - Il affichera la date de facture précédente.

If you have Session Based Fees by Term Type like how many sessions you have to attend.

1. Type de terme : - Sélectionnez le type de terme Frais basés sur la session dans le menu déroulant.

Go to Students. Click on New to create a new student.

Once a student is created and admitted to a course, a fee plan is generated automatically. The student can also be admitted dynamically from the portal side.

You can also create student admissions from the backend. To do this, follow the steps below:- Go to Admission page and click on New in Admission.

Go to Class Attendances –> Attendance –> Sheets.

Click on New to create a attendances sheet.

Après avoir sélectionné l’inscription et la session, cliquez sur le bouton « Démarrer les participations ».

Après avoir cliqué sur ce bouton, l’utilisateur peut voir la liste des étudiants en fonction de l’inscription et de la session.

Cliquez sur le bouton « Présences prises ».

La facture sera générée uniquement lors de la prise en charge.

If you have Faculty Session Based Fees by Term Type its like which faculty takes how many lectures.

1. Type de terme : - Sélectionnez le type de terme basé sur les frais de session du corps professoral dans le menu déroulant.

Go to Faculties and select the particular faculty.

Go to page subject cost and click on Add a Line.

1. Objet : - Sélectionnez le sujet dans la liste.

2. Produit : - Sélectionnez le produit dans la liste.

3. Coût : - Il sera automatiquement défini en fonction du produit sélectionné.

La facture sera générée uniquement lors de la prise en charge.

Création de facture

To create the invoice of the fees collection of the student, follow the below steps :- Go to Students.

• To create invoice,click on invoiced button.

Click on pay button and wizard will open to pay fees.

Cliquez sur « Créer un paiement ». Les détails de la facture sont affichés comme dans l’image ci-dessous.

Fees Plan

Once a student is created and admitted to a course, a Fees Plan is generated automatically based on the applied Fees Term. The Fees Plan keeps track of the total amount, paid amount, and remaining amount for the student.

To view or manage the generated fees plans:

Go to SIS ‣ General ‣ Fees ‣ Fees Plan.

• Here you can see the list of all generated fees plans for students.

• The fees plan contains the total fees and the breakdown of installment lines (Fees Plan Lines).

• The state of a fees plan progresses through Draft, Running, Done, and Cancel.

• Administrators can use the Send Reminder to Student button to email payment reminders for running fees plans.

• You can generate a PDF Fees Report from the Print menu to get a detailed analysis of the student’s fee plan.

Fees Plan Lines

Fees Plan Lines represent the individual installments or scheduled payments generated from the main Fees Plan.

Go to SIS ‣ General ‣ Fees ‣ Fees Plan Lines.

• This view provides a detailed list of all payment installments, their due dates, and amounts.

• Administrators can click the Create Invoice button on a Draft line to generate the corresponding invoice in accounting.

• Once the invoice is generated, you can click View Invoice to open the associated invoice directly.

Fees Statements in Student Portal

Students and parents can easily track their fee records and payments through the web portal.

• When logging into the portal, a Fees Statements card displays on the portal home page, which redirects to the Invoices & Bills page to manage all fees and dues.

• In the Student Profile (accessible via My Account ‣ Students ‣ Select Student), a dedicated Fees tab is available.

• The Fees tab lists all assigned Fees Plans, the status of each installment, the invoice references, and provides a direct link to download the Fees Report as a PDF.