Système de gestion documentaire

La meilleure façon de gérer les documents est de passer à la vue Documents. Les documents existants peuvent y être gérés et de nouveaux documents peuvent être créés.

Configuration

Stockages

Allez dans Documents ‣ Configuration ‣ Stockages.

Créez un nouveau stockage de documents. Vous pouvez choisir entre deux options sur Type de sauvegarde :

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  1. Base de données : stockez les fichiers dans la base de données sous forme de champ.

  2. Pièce jointe : stockez les fichiers sous forme de pièces jointes.

Groupes d’accès

Créez ensuite un groupe d’accès administratif.

Allez dans Configuration -> Groupes d’accès.

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  1. Créez un nouveau groupe, nommez-le de manière appropriée et activez les trois autorisations (Créer, Écrire et Dissocier - La lecture est implicite et toujours activée).

  2. Ajoutez tout autre utilisateur administratif de niveau supérieur au groupe si nécessaire (votre utilisateur devrait déjà y être).

  3. Vous pouvez créer d’autres groupes ici plus tard pour un contrôle d’accès plus précis.

Tags

Go to Configuration ‣ Tags.

All listed tags are available for all directories and files.

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Create a new Tags with Name and Category appropriately.

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Categories

Go to Configuration ‣ Category

All listed category.

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Click on New button to create a new category.

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Annuaires

Allez dans Documents -> Répertoires.

Créez un nouveau répertoire, marquez-le comme racine et sélectionnez le paramètre créé précédemment.

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Sélectionnez l’onglet Groupes et ajoutez votre groupe administratif créé ci-dessus.

Sur l’Annuaire vous pouvez également ajouter d’autres groupes d’accès (créés ci-dessus) qui pourront :

  1. Lire

  2. Créer

  3. Écrire

  4. Supprimer

Files

Go to Documents -> Files

Create a New File and Attach with it’s Proper content Document and Upload.

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Information About particular Document.

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Migration

Si vous devez modifier le type de sauvegarde du stockage, vous souhaiterez peut-être migrer les données du fichier. Pour y parvenir, vous devez :

Allez dans Documents -> Configuration -> Storage et sélectionnez le stockage que vous souhaitez modifier.

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  1. Modifiez le type de sauvegarde.

  2. Appuyez sur le bouton Migrer les fichiers si vous souhaitez migrer tous les fichiers en même temps.

  3. Appuyez sur le bouton Migration manuelle des fichiers afin de spécifier les fichiers un par un.

Vous pouvez vérifier tous les fichiers qui doivent encore être migrés depuis tous les stockages et les migrer manuellement sur Documents -> Configuration -> Migration.

Fonctionnalité du portail

Vous pouvez ajouter n’importe quel utilisateur du portail aux groupes d’accès DMS, puis autoriser ce groupe dans les répertoires, afin qu’ils voient dans le portail ces répertoires et leurs fichiers. Une autre possibilité consiste à cliquer sur le bouton « Partager » dans un répertoire ou un fichier pour obtenir un lien tokenisé pour un accès unique à cette ressource, qu’il soit connecté ou non.