Comprender las acciones automatizadas

Las acciones automatizadas se utilizan para desencadenar acciones. Se basan en condiciones y ocurren además de la lógica empresarial predeterminada de OpenEduCat.

Ejemplos de acciones automatizadas incluyen: crear una siguiente actividad tras la confirmación de una cotización; agregar un usuario como seguidor de una factura confirmada si su total es superior a un monto determinado; o evitar que un cliente potencial cambie de etapa si no se completa un campo.

Entendamos cómo definir correctamente cuándo se ejecuta una acción automatizada y cómo crear una:

El primer paso es elegir el Modelo sobre el cual se aplica la acción.

El campo Desencadenador define el evento que provoca que se produzca la acción automatizada:

• Al crear: cuando se crea un nuevo registro. Tenga en cuenta que el registro se crea una vez guardado por primera vez.

• On Update: cuando se actualiza el registro. Tenga en cuenta que la actualización se produce una vez que se guarda el registro.

• Sobre Creación y Actualización: sobre la creación y/o actualización de un registro una vez guardado el formulario.

• Al Eliminar: al eliminar un registro bajo la condición establecida.

• Basado en la modificación del formulario: cuando el valor del campo Activador especificado se cambia en la interfaz (el usuario ve los cambios antes de guardar el registro). Tenga en cuenta que esta acción solo se puede utilizar con el tipo de acción Ejecutar código Python.

• Basado en la condición programada: se produce un retraso después de una fecha/hora específica. Establezca un Retraso después de la fecha de activación si necesita que ocurra un retraso antes de la Fecha de activación. Ejemplo: enviar un recordatorio 15 minutos antes de una reunión. Si la fecha/hora no está fijada en el formulario del modelo elegido, la fecha/hora considerada es la de creación/actualización del registro.

Para cada opción de Trigger, se pueden aplicar condiciones, como por ejemplo:

• Antes de actualizar el dominio: si se designa, esta condición debe cumplirse antes de que se actualice el registro.

• Aplicar en: si se designa, esta condición debe cumplirse antes de ejecutar la regla de acción (Acción por hacer) y después de la actualización.

La opción Activo debe desactivarse cuando la regla debe ocultarse y no ejecutarse.

En Acción por hacer, elija el tipo de acción del servidor que se debe ejecutar una vez que los registros cumplan con las condiciones Desencadenador:

• Ejecutar código Python: se ejecuta un bloque de código. Está disponible una pestaña de Ayuda con las variables que se pueden utilizar.

• Crear Nuevo Registro: se crea un nuevo registro con nuevos valores.

• Actualizar un Registro: actualiza el registro que desencadenó la acción.

• Ejecutar varias acciones: define una acción que desencadena otras acciones del servidor.

• Agregar seguidores: los seguidores reciben notificaciones de los cambios en la tarea.

• Crear siguiente actividad: crea una actividad como: Llamada, Correo electrónico, Recordatorio.

Ejemplo

Este es el proceso por el cual pasa la actualización del campo Correo electrónico en el Modelo de prospecto/oportunidad, con una Condición de activación establecida en Al actualizar:

1. El usuario crea el registro sin establecer una dirección de correo electrónico.

2. El usuario actualiza el registro definiendo una dirección de correo electrónico.

3. Una vez que se guarda el cambio, la automatización verifica si alguno de los Campos observados se está actualizando (por ejemplo: nombre de campo email_from (Correo electrónico).

4. Si es verdadero, verifica si el registro coincide con el Antes de actualizar el dominio (por ejemplo: el correo electrónico no está configurado).

5. Si es verdadero, verifica (después de la actualización) si el registro coincide con el dominio Aplicar en (por ejemplo: el correo electrónico está configurado).

6. Si es verdadero, la Acción a realizar elegida se realiza en el registro.

Ver también

• comprensión_general

• Casos de uso avanzados: acciones automatizadas